Der Datenschutz ist nicht nur in der Telekommunikationsbranche und im Bankenwesen ein zunehmend heißes Eisen, auch im Berufsleben gibt es hier noch erhebliche Defizite. Der Schutz von personenbezogenen Daten, auch im Betrieb, ist in Deutschland durch das Datenschutzgesetz geregelt. Gerade in kleinen Betrieben wird mit den Daten der Mitarbeiter oft zu leichtfertig umgegangen, da die familiäre Atmosphäre dazu verführt, den Datenschutz nicht ernst zu nehmen. Das kann nicht nur zu Spannungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen, sondern auch rechtliche Folgen haben.

Für den Arbeitgeber bedeutet Datenschutz unter anderem, dass die Personalakten, die ja die meisten personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer enthalten, besonders geschützt werden müssen und nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis zugänglich sein dürfen. Auch das Recht auf Einsichtnahme des Arbeitnehmers in seine eigene Personalakte muss vom Arbeitgeber gewährt werden. Auskünfte an Externe oder andere Mitarbeiter dürfen vom Arbeitgeber nur zu ganz bestimmten Zwecken gegeben werden (z. B. Lohnabrechnung, Pfändung, Arbeitsbescheinigung) oder mit vorheriger Erlaubnis des betroffenen Arbeitnehmers.

Ein weiterer Bereich, in dem der Datenschutz im Betrieb zum Tragen kommt, ist die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung. Auch hier gilt, dass der Zugriff auf die Daten restriktiv zu handhaben ist (z. B. Zugriffsrechte der Benutzer des Abrechnungsprogramms) und die Abrechnungsdaten vertraulich zu behandeln sind und unter Verschluss aufbewahrt werden müssen. Das bedeutet auch, dass die schriftliche Ausfertigung der monatlichen Gehaltsabrechnung, die die Arbeitnehmer erhalten, in einem verschlossenen Umschlag an die Arbeitnehmer übergeben werden muss.

Für die Wahrung des Datenschutzes in Unternehmen ist in der Regel der Datenschutzbeauftragte zuständig. Wenn Sie als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber Fragen zur rechtlichen Situation oder zu Maßnahmen des Datenschutzes haben, kann Ihnen der Datenschutzbeauftragte weiterhelfen.

Als oberster Grundsatz beim Schutz von personenbezogenen Daten in Unternehmen kann gelten: So viel Schutz wie möglich, so wenig Auskunft und Zugriff wie nötig.

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