Dienstreisen: die wichtigsten Infos und Tipps

Wann handelt es sich um Dienstreisen?

Wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner üblichen Arbeitsstätte wirken muss, fällt eine Dienstreise an. Nach dem Ende der auswärtigen Tätigkeit kehrt der Arbeitnehmer an seinen regulären Arbeitsplatz oder den Wohnort zurück. Typische Anlässe für Dienstreisen sind:

• Fahrten zu persönlichen Gesprächen mit Kunden,
• Besuch von Lieferanten,
• Treffen mit Kollegen in anderen Niederlassungen,
• Besuch von
  • Seminaren,
  • Fortbildungen,
  • Veranstaltungen,
  • Tagungen,
  • Messen,
  • Ausstellungen,
• Befristete Abordnungen zu weiteren Behörden,
• Vorübergehender Einsatz bei fremden Unternehmen.

Für Lehrkräfte zählen außerdem Klassenfahrten zur Kategorie Dienstreise. Arbeitgeber können Arbeitnehmer zu Dienstreisen verpflichten. Dazu sind sie unabhängig vom Arbeitsvertrag berechtigt.

Keine Dienstreise liegt vor, wenn…

… der Arbeitnehmer wechselweise aber regelmäßig an mehreren Arbeitsplätzen eingesetzt ist. Hierbei handelt es sich um Dienstgänge, die steuerlich genauso bewertet werden wie Dienstreisen. Die Fahrtkosten für Fahrten am Arbeitsort werden erstattet. Die Fahrten zwischen Heimatort und Arbeitsplatz sind sogenannte Arbeitswege.

Bis zur Neufassung der Steuerrichtlinie ab 01.01.2008 galt, dass eine Auswärtsarbeit, die mehr als drei Monate Zeit in Anspruch nimmt, steuerlich als neuer/zusätzlicher regulärer Arbeitsplatz eingestuft wird. Diese Bewertung hatte Auswirkungen auf die Anrechnung von Spesen und Fahrtkosten. Nach dem vierten Monat konnten nur noch Entfernungspauschalen berücksichtigt werden. Seit der Reform können auswärts Arbeitende jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer für Hin- und Rückweg zwischen Heimat- und jeweiligem Arbeitsort geltend machen oder alternativ die pauschalen Kilometersätze berechnen.

Kostenübernahme bei Dienstreisen

Bei einer Dienstreise entstehen in der Regel Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sonstige Aufwendungen. Sonstige Aufwendungen definieren sich als

• Telefonkosten,
• Parktickets,
• Gepäckkosten,
• Mautgebühren,
• Portokosten,
• Unfallversicherungskosten,
• Visagebühren.

Üblicherweise erstattet der Arbeitgeber die angefallenen Kosten. Entsprechende Regeln und Sätze sind meist im Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag dokumentiert. Die Abrechnungssätze richten sich nach den steuerlichen Vorgaben. Eine Übernahme von Fahrtkosten erfolgt steuerfrei, soweit sie die steuerlichen Richtgrenzen unterschreiten. Viele Unternehmen, in denen auswärtige Tätigkeiten üblich sind, stellen Arbeitnehmern Firmenkreditkarten zur Verfügung. So werden entstehende Reisekosten direkt dem Arbeitgeber belastet. Für den Fall, dass die Aufwendungen nicht vom Betrieb erstattet werden, setzt der Arbeitnehmer oder selbstständig Tätige die Ausgaben von der Steuer als Werbungskosten oder Betriebsausgaben ab. Eine strittige Frage ist, inwieweit Reisezeit, die außerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet, zum Beispiel ein Langstreckenflug, zu vergüten ist. Solange die Dauer der Reise in die regelmäßige Arbeitszeit passt, gilt sie als Arbeitszeit. Im Anschluss an eine Dienstreise führt der Arbeitnehmer eine Reiskostenabrechnung durch. Eine Reisekostenabrechnung ist zeit- und entfernungsabhängig. Es erfolgt eine exakte Auflistung der Zeitpunkte von Antritt und Ende der Reise sowie der Entfernungskilometer.

Strapazen auf Dienstreisen

Wer dienstlich viel unterwegs ist, erleidet oftmals negativen Stress. Nicht bloß An- und Abreise sind durch Staus, Umsteigen, Zeitverschiebungen und Termindruck extreme Belastungen. Die Gegebenheiten vor Ort lassen vielfach keinen gesunden Lebenswandel zu. Studien belegen, dass Geschäftsreisende kaum Zeit für Sport und ausgewogene Ernährung finden. Zudem schlafen zahlreiche Menschen im eigenen Bett am besten und finden in Hotels nur schwer Ruhe. Hinzu kommt, dass vielmals nach Firmentreffen oder Verhandlungsgesprächen gemeinsam Alkohol konsumiert wird, der den Stoffwechsel zusätzlich belastet.

Gesundheitsvorsorge auf Dienstreisen

Bei dienstlichen Fernreisen sollten sich Arbeitnehmer gut organisieren. Informationen über Klimazonen und medizinische Versorgung vor Ort sind in Abhängigkeit der bereisten Länder außerordentlich wichtig. Mitarbeiter, die sich beruflich in Regionen mit erhöhtem Gesundheitsrisiko aufhalten müssen, haben Anspruch darauf, dass die Firma sie ausführlich auf die Reise vorbereitet. Dazu gehört die Klärung, welche Impfungen erforderlich sind und eventuell aufgefrischt werden müssen. Entsprechende Gebühren sind vom Arbeitgeber zu tragen. Auch die Nachforschung, ob vorliegende Vorerkrankungen am Zielort zu Problemen führen könnten, obliegt dem Unternehmen. Für den Besuch ärztlicher Untersuchungen ist der dienstreisende Arbeitnehmer von der Arbeit zu befreien.

Kombination Geschäftsreise und Urlaubstage

Jährlich unternehmen unzählige Arbeitnehmer anstrengende Geschäftsreisen. Inzwischen tendieren viele Reisende dazu, dienstliche Termine um ein paar Tage Freizeit zu ergänzen. Etliche Hotels bestätigen, dass geschäftliche Buchungen um einige private Nächte verlängert werden. Optimal ist die Nutzung eines freien Wochenendes am Zielort, wenn geschäftliche Termine an einem Freitag oder Montag stattfinden. Die reizvolle Gestaltung einer Dienstreise ist sogar teilweise steuerlich absetzbar. Bedingung ist, dass mindestens zehn Prozent der Reise rein dienstlich sind. Ein zweiwöchiger Urlaub am Gardasee mit der Wahrnehmung eines einzelnen Geschäftstermins lässt sich nicht von der Steuer absetzen. Wenn mehr als 90 Prozent einer Reise dienstlich sind, machen Arbeitnehmer – vorausgesetzt der Arbeitgeber übernimmt die Reisekosten nicht – den vollen Steuerabzug geltend.