Es gibt viele Gründe für eine Abmahnung. Alle laufen letztlich auf vertragswidriges Verhalten hinaus. Ein Arbeitnehmer hat Rechte, jedoch auch Pflichten seinem Arbeitgeber gegenüber, die im Arbeitsvertrag festgehalten sind. Eine Abmahnung ist ein klarer Hinweis, dass das regelwidrige Verhalten eingestellt werden muss, da ansonsten das Arbeitsverhältnis gefährdet ist. Eine Abmahnung muss zwangsläufig im Vorfeld einer fristlosen Kündigung erfolgen. Auch bei einer fristlosen Kündigung aus "wichtigen Grund" ist eine Abmahnung im vornherein unumgänglich. Bei Verfehlungen wie Betrug oder Diebstahl ist keine Abmahnung auszusprechen. Dies berechtigt zur sofortigen Kündigung. Abmahnungsgründe sind meistens das Verletzen der Hauptpflichten, die aus dem Arbeitsvertrag hervorgehen. Als Beispiel sind die bekanntesten Gründe für eine Abmahnung schlechte Arbeitsleistungen, Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen, unentschuldigtes Fehlen und eigenmächtig verkürzte Arbeitszeiten. Auch Verstöße gegen Rauch- und Alkoholverbote oder die Störung des Betriebsablaufes durch Tätlichkeiten gegenüber Mitarbeitern sind Gründe für eine Abmahnung. In jedem Falle ist eine Abmahnung als Warn- und Hinweisfunktion zu verstehen und muss dies auch enthalten. Sie soll dem Arbeitgeber darauf hinweisen, sein Verhalten schnellstens zu korrigieren. Die Warnfunktion beinhaltet die Warnung, dass bei erneutem Fehlverhalten das Arbeitsverhältnis gekündigt werden kann.