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Kurs halten! 6 Spielregeln für gute Projektarbeit

Projektarbeit kann nur dann gelingen, wenn klar definierte Regeln aufgestellt werden. Dies wird häufig von den Verantwortlichen versäumt, obwohl sie wissen, dass es ohne Regeln zu Reibungen kommt, die unnötig wären und den Arbeitsablauf stören. Vor Projektbeginn sollten deshalb Regeln ausformuliert und vereinbart werden. Dazu gehört ebenfalls, unausgesprochenen Verhaltensweisen so wenig Raum wie möglich zu bieten. Der Platzhirsch des Büros sollte sich eben nicht darauf verlassen können, dies ganz selbstverständlich auch in einem Projektteam sein zu können. Denn oft richtet sich ein Team unbewusst nach diesen unausgesprochenen Regeln oder Rollenmustern, die im Gegensatz zu den ausgesprochenen Regeln stehen können. Um Reibungen und Missverständnisse weitgehend zu vermeiden, sollte die erste Sitzung des Projektteams aus der Vereinbarung der professionellen Umgangsformen bestehen.

6 wichtige Spielregeln:

1. Respektvoller Umgang miteinander

Jedes Teammitglied ist gleich wichtig und ebenso sollten sich alle als Partner ansehen.

2. Pünktlich und gut vorbereitet zu Meetings erscheinen

Mit pünktlichem Erscheinen wird ebenfalls Respekt gegenüber den anderen Teammitgliedern gezeigt. Wer zu spät kommt, stiehlt den anderen wertvolle Zeit. Zudem sollte sich stets für die Meetings bestens vorbereitet werden.

3. Jeder ist für seine Aufgaben selbst verantwortlich

Es ist immer praktisch, wenn man jemandem für Fehler die Schuld in die Schuhe schieben kann. Damit dies nicht passiert, wird die Regel der Eigenverantwortlichkeit aufgestellt. Somit ist jeder für seine Aufgaben verantwortlich und muss dafür sorgen, dass sie gut erledigt werden. Diese Regel verhindert gleichzeitig, dass sich andere Teammitglieder einmischen und einem erzählen wollen, wie die Aufgabe zu erledigen sei.

4. Konflikte werden sofort geklärt

Werden Konflikte oder Missverständnisse nicht unmittelbar geklärt, staut sich Ärger oder Frust an, der sich dann irgendwann ungebremst löst. Deshalb sollte sich sofort Zeit genommen werden, um auf solche Störungen einzugehen.

5. Alle haben das Recht Fehler zu machen

Fehler sind menschlich und sollten im Team eingestanden werden dürfen. Mit dieser Regel werden Schuldzuweisungen vermieden, die nur eins bewirken würden: Fehler werden vertuscht. Diese Regel erlaubt es, Fehler zu machen und diese zuzugeben.

6. So treffen wir Entscheidungen

Wer und wie Entscheidungen getroffen werden, sollte direkt zu Beginn des Projektes geklärt werden.

Das Kommunikations ABC

Das Wichtigste für eine gelungene Projektarbeit ist die Kommunikation. Es muss möglich sein, offen miteinander zu reden, sodass Probleme angesprochen werden können. Dazu gehört auch das aktive Zuhören: Den anderen aussprechen lassen, ohne bereits zu überlegen, wie die eigene Antwort auf das Thema lauten könnte. Offene Kommunikation bedeutet ebenfalls, authentisch zu sein, denn nur wenn Ehrlichkeit spürbar ist, wird sich das Gegenüber öffnen können.

Hier sind 3 Regeln für eine offene Kommunikation:

A) Ausreden lassen

Jemanden mit seiner Meinung nicht ernst nehmen oder ihm einfach über den Mund zu fahren, ist nicht nur unhöflich, sondern blockiert die offene Kommunikation. Geschieht dies bei Meetings öfter, werden sich nach und nach die Teammitglieder verschließen. Wird sich jedoch mit eigenen Ideen zurückgehalten oder werden Probleme nicht mehr offen angesprochen, wirkt sich dies auf das Ergebnis der Projektarbeit aus.

B) Aktiv zuhören

Die meisten Menschen hören passiv zu. Das heißt, sie hören nur halbherzig zu, da sie bereits mit den Gedanken bei ihrer Antwort sind. Aktiv zuhören bedeutet: Genau hinzuhören, was der andere zu sagen hat und dabei eigene Wertungen außen vor zu lassen.

C) Jeder ist ein Rechthaber

Diese Regel nimmt Besserwissern den Wind aus den Segeln, denn jeder hat recht. Alle Teammitglieder haben ihre subjektive Sichtweise und bevor diese nun direkt weggewischt wird, sollte versucht werden, diese Sichtweise nachzuvollziehen. Erst wenn alle Blickwinkel betrachtet wurden kann überlegt werden, welche Sichtweise für die Zielereichung die sinnvollste ist. Bleiben alle Mitglieder Rechthaber, wird sich das Team aus lauter Mitdenkern zusammensetzen. Davon kann das Projekt nur profitieren.

Auf die Zusammensetzung kommt es an

Bei der Auswahl der Teammitglieder sollte auf Heterogenität geachtet werden. Je unterschiedlicher die Projektmitarbeiter sind, desto realitätstauglicher sind die Lösungen und Ergebnisse. Ein Team mit Menschen unterschiedlichen Charakters, Überzeugungen, Karrierewegen und Erfahrungswerten wird für Innovationen sorgen. Eitan Naveh, Miriam Erez und Ella Miron-Spektor vom Israel Institute of Technology haben über vierzig Innovationsteams untersucht und konnten anhand der Ergebnisse errechnen, wie sich das ideale Team zusammensetzt: Demnach sollten sich im Team 20 bis 30 Prozent Kreative, 10 bis 20 Prozent Konformisten und 10 Prozent Detailfreaks befinden.

Gute Arbeit in Projektteams ist keine Zauberei

Gute Projektarbeit entsteht, wenn sich das Team durch bedeutende Merkmale auszeichnet:

    • Jedes Mitglied fühlt sich von den anderen Teammitgliedern akzeptiert Es muss ein Zugehörigkeitsgefühl entstehen, damit konzentriert gearbeitet werden kann. Menschlich ist es nämlich, sich profilieren zu wollen, um sich einen Platz in der Gruppe zu sichern, solange das Zugehörigkeitsgefühl noch nicht vorhanden ist. Dies wiederum führt zu Reibereien, da sich andere Teammitglieder in ihrer Rolle bedroht fühlen.
    • Alle Teammitglieder können sich mit der Aufgabe identifizieren Um sich mit einer Aufgabe identifizieren zu können, muss diese Aufgabe sinnvoll erscheinen, eine Herausforderung darstellen und als lösbar betrachtet werden können.
    • Die Aufgabe wurde auf den Mut des Teams zugeschnitten Eine Aufgabe darf weder zu langweilig noch zu schwierig erscheinen, weil sonst die Motivation schnell nachlässt. Wird die Aufgabe als willkommene Herausforderung betrachtet und somit das Projekt erfolgreich abgeschlossen, wächst mit dieser Aufgabe und deren Lösung der Mutpegel des Teams. Das Team fühlt sich insgesamt sicherer und die nächste Aufgabe wird erneut auf diesen Mutpegel zugeschnitten.
    • Projektleiter fühlt sich für Gruppenprozesse und Problemlösungen verantwortlich Für das Gelingen eines Projekts sind beide Prozesse wichtig. Das heißt, es muss die soziale Ebene in der Gruppe stimmen, aber auch der inhaltliche Prozess des Projekts. Der Projektleiter sorgt dafür, dass diese beiden Ebenen in Balance bleiben.

    Weiterführende Infos zum Thema:

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