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Königreich Bürokratie – Sinnlose Regeln und gebremste Leistung

Königreich Bürokratie – Sinnlose Regeln und gebremste Leistung

Regeln müssen nachvollziehbar sein und die tägliche Arbeit unterstützen, andererseits machen sie schlichtweg keinen Sinn. Manche Unternehmen meinen es leider zu gut mit den Vorschriften und sorgen unbewusst dafür, dass die Bürokratie Mitarbeiter förmlich lahmlegt.

Wenn Regeln zur Kontrollsucht werden

Vorschriften sind zwar unter anderem auch für den Schutz der Mitarbeiter gedacht, doch mit Regeln lässt sich die Belegschaft gut kontrollieren. Schwierig wird es dann, wenn in der Führungsebene Kontrollsucht vorherrscht und somit die Regeln unnötig erweitert werden. Platz für Kreativität und eine schnelle Entscheidung bleibt dann nicht mehr und es darf sich kein Chef wundern, wenn die Leistung der Mitarbeiter nachlässt. Zu viele Vorschriften blockieren und reduzieren die Motivation.

Manchmal nimmt die Bürokratie sehr groteske Züge an. Dann werden die kleinsten Nebensächlichkeiten streng geregelt, beispielsweise wem Drehstühle mit Kopfstütze zustehen und wem nicht. Eine Bank in Frankfurt wollte eventuell vermeiden, dass Mitarbeiter zu viele Überstunden leisten. So wurde ein Verbot erlassen: Kein Mitarbeiter darf länger als zehn Stunden arbeiten. Wer mehr arbeitet, bekommt am Folgetag einen Fragebogen von der Personalabteilung ausgehändigt. Nun muss der Übeltäter erklären, warum er länger gearbeitet hat. Projektarbeit ist mit solch einer dummen Regelung kaum erfolgreich durchführbar, doch daran werden die Bürokraten keinen Gedanken verschwendet haben.

Es ist verständlich, dass jede Abteilung bestimmte Aufgaben zugewiesen bekommt. Unverständlich ist es, wenn die Regeln Ausnahmen verbieten. Sozusagen weist die Führungsebene ihre Mitarbeiter damit an: Schaue bloß nicht über den Tellerrand und entscheide niemals etwas alleine. Versucht man mit unzähligen Vorschriften Arbeitsabläufe zu optimieren, bleibt häufig genau aufgrund dieser Flut an Regeln Arbeit liegen. „Dafür ist unsere Abteilung nicht zuständig!“. Es macht sich kein Mitarbeiter mehr Gedanken darüber, ob es vielleicht doch möglich wäre, mal kurz einen Brief Korrektur zu lesen, damit er weitergeleitet werden kann. Die Regel besagt, dass Korrekturen in Abteilung XY vorgenommen werden und wenn diese Abteilung momentan viel zu tun hat, bleibt der Brief liegen, egal ob die Weiterleitung dringend, wichtig oder nicht so eilig ist.

Bürokratie kostet Geld

Eine übertriebene Bürokratie verursacht zudem Kosten, die nicht notwendig wären. Es gibt Firmen, in denen für Büromaterial Formulare ausgefüllt werden müssen. Es wird kein Rechenkünstler gewesen sein, der die Vorschrift entwickelte, jedes Bestellformular von mehreren Mitarbeitern genehmigen zu lassen. Erst wenn all diese Mitarbeiter die Genehmigung erteilt haben, darf die Bestellung herausgegeben werden. Man könnte meinen, dass die Bürokraten zu viel Zeit haben, um sich solche Regeln auszudenken. Oft liegt es aber daran, dass der Chef mit den Vorschriften Kontrolle ausüben möchte und auf eine strenge Hierarchie besteht. Diese veralteten Denk- und Verhaltensweisen sind in der heutigen Arbeitswelt völlig unangebracht.

Weniger Regeln und mehr Entscheidungsfreiheit – Zeichen für moderne Unternehmen

Moderne Chefs überlassen ihren Mitarbeitern viel Entscheidungsfreiraum. Ganz ohne Regeln funktioniert kein Unternehmen, doch eine Firma mit einer starren Bürokratie wird in der flexiblen und schnellen Arbeitswelt nicht mithalten können.

Wirksamer sind Ziele, die mit den Mitarbeitern vereinbart werden. Das setzt aber voraus, dass die Führungsebene gewisse Kontrollbereiche abgibt und ihrer Belegschaft mehr Verantwortung zutraut. Neue Ideen entstehen nur dann, wenn eine gewisse Entscheidungsfreiheit besteht. Wer dagegen Anleitungen für jede noch so kleine Tätigkeit aufsetzt, legt seine Mitarbeiter lahm. Auf Innovationen braucht ein solches Unternehmen nicht zu hoffen. Eine Firma mit unzähligen Vorschriften und veraltetem Hierarchiedenken wird sich auf dem Markt nicht halten können.

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