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Zeitmanagement - E-Mails lieber später lesen

Zeitmanagement - E-Mails lieber später lesen

Das kennen wohl die meisten: Man kommt morgens ins Büro, fährt den Computer hoch und liest erst einmal E-Mails. Je nach Aufgabengebiet, Wichtigkeit oder wie viele Mitarbeiter man unter sich hat, kann das Stunden dauern, weil sich wieder einiges angesammelt hat. Fängt man nun an, alles zu lesen, zu beantworten, telefonische Rückfragen zu stellen oder Mails weiterzuleiten, dann sind die ersten Arbeitsstunden vergangen und man kann fast schon in die Mittagspause übergehen.

Das Problem sind dabei oft nicht die E-Mails an sich, sondern die Arbeit, die sich nach sich ziehen. Einfach nur mal lesen, das reicht oftmals nicht. Und will man die Nachrichten später beantworten, muss man sie ein zweites Mal lesen. Auch können sich Nachrichten auf die Stimmung auswirken. Schlechte Neuigkeiten oder böse Mails von jemandem, mit dem man sich vielleicht im Streit befindet, wirken sich schlecht auf die Arbeitsmoral aus, da man einige Zeit benötigt, sich wieder zu sammeln und andere Dinge anzugehen.

Einige Änderungen im Verhalten können hier bereits Abhilfe schaffen. Es empfiehlt sich, morgens mit anderen Aufgaben zu beginnen und sich am späteren Vormittag dann den Mails zu widmen. Problem: Ist etwas enorm wichtiges dabei, was direkte Bearbeitung oder Weiterleitung verlangt, so kann das nach hinten losgehen. Schnell ist ein Termin oder eine Frist versäumt.

Generell macht es Sinn, beispielsweise drei feste Zeiten in den Tageskalender einzubauen, zu welchen man sich den Nachrichten widmet. Dies kann – wie bereits erwähnt – am späteren Vormittag nach der Erledigung der ersten Aufgaben sein, nach der Mittagspause - wenn man sich meist eh in einem kreativen Loch befindet - und nochmal gegen Ende des Arbeitstages.

In Zeiten der ständigen Erreichbarkeit neigen wir dazu, durchgehend Mails zu überprüfen und anderes hinten an zu stellen. So werden morgens am Frühstückstisch die ersten Nachrichten beantwortet, dann später in der Bahn oder gar während eines Meetings, wenn man gerade mal nicht zuhört. Beim zwischendurch-lesen läuft man zudem Gefahr, den Inhalt gar nicht richtig wahrzunehmen.

Ob es realisierbar ist, sich nicht dauernd seinen Mails zu widmen, hängt natürlich vom jeweiligen Arbeitsplatz ab. Aber wer sich seltener und dafür intensiver seinen Mails widmet, arbeitet definitiv - in jeglicher Hinsicht - effektiver.

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