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Wer zahlt die Reisekosten zum Vorstellungsgespräch?

Wer zahlt die Reisekosten zum Vorstellungsgespräch?

Besteht für Bewerber Anspruch auf Reisekostenerstattung?

Ein Interview ist immer ein entscheidender Schritt auf dem Weg in eine neue Karriere. Grundsätzlich ist ein Arbeitgeber verpflichtet, die entstehenden Kosten zu übernehmen, wenn er einen offenbar geeigneten Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einlädt. Dabei ist es irrelevant, ob am Ende ein Arbeitsvertrag verhandelt und geschlossen wird oder nicht. Erstattungspflichtige Kosten für ein Vorstellungsgespräch beinhalten Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Der Bewerber muss dazu die Originalbelege einreichen.

Wie definieren sich „vernünftige“ Reisekosten?

In manchen Fällen ist es erforderlich, dass Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch per Flugzeug oder Bahn anreisen. Oft haben die Bewerber einen Gewissenskonflikt, ob sie die erforderlichen Kosten ausgeben sollen und dürfen und wie die Verrechnung aussieht. Die Erstattung für ein innerstädtisches Fahrticket ist in der Regel problemlos. Bei teuren Flugtickets und Übernachtungen sieht es schon anders aus. Hilfreich ist es, wenn der mögliche künftige Arbeitgeber in seinem Einladungsschreiben eine Regelung zur Reisekostenerstattung formuliert. Gängige Hinweise sind, dass Kosten für die Anreise mit dem Auto oder öffentlichen Nahverkehrsmitteln erstattet werden.
Wenn der Bewerber sehr weit vom Firmensitz entfernt lebt, sollte das Unternehmen anbieten, Flug- und Übernachtungskosten zu übernehmen. Zur Vermeidung von Auseinandersetzung sollte klargestellt sein, welche Flug- und Zimmerkategorie preislich in Frage kommt. Wenn ein Bewerber keine Aussagen bezüglich der Reisekostenübernahme vorliegen hat, ist er gut beraten, sich vor dem Interview zu erkundigen, wie die Handhabung aussieht. Die Bedeutung der zu besetzenden Position im Unternehmen kann dabei ausschlaggebend sein. Je höher der Rang und die Vergütung, desto gerechtfertigter ist eine Anreise per erster Klasse in Bahn oder Flugzeug.

Einschränkung der Reisekostenübernahme für Bewerber

Um Streitigkeiten und aufwändige Abrechnungsverfahren zu vermeiden, begrenzen einige Unternehmen von vornherein die Höhe der Reisekostenübernahme bei Bewerbungsgesprächen. Solche Betriebe erklären in der Bewerbereinladung die konkreten Kosten, die sie übernehmen. Das sind beispielsweise ausschließlich Reisekosten für ein Bahnticket zweiter Klasse hin und zurück. Ein Verpflegungsaufwand oder Hotelkosten werden nicht berücksichtigt. Der Bewerber ist somit von vornherein informiert, welche Posten er später einreichen darf und welche Belege er gar nicht erst aufbewahren muss. Einige Betriebe operieren mit der Regelung, dass sie 50 % aller entstandenen Kosten an Bewerber zurückzahlen. Dieses teilen sie dem Bewerber regulär schriftlich mit.

Keine Übernahme von Reisekosten für Vorstellungsgespräche

In der modernen Gesellschaft, wo häufig in Stellenanzeigen der Vermerk zu lesen ist „Bewerbungsunterlagen werden nicht zurück geschickt“, finden sich viele Unternehmen, die eine Reisekostenübernahme für Vorstellungsgespräche von vornherein ausschließen. Der Ausschluss der Erstattung von Vorstellungskosten erfolgt meist im Einladungsschreiben an den Bewerber. Eine typische Formulierung lautet: „Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir mit der Wahrnehmung des Vorstellungsgespräches in unserem Hause die damit verbundenen Kosten nicht erstatten können“. Bewerber überlegen sich dann, ob die freie Stelle den erforderlichen Aufwand, den sie selbst betreiben müssten, wert ist oder nicht.

Keine Reisekostenerstattung bei Initiativbewerbungen

Wer unaufgefordert zu einem Vorstellungsgespräch erscheint, hat keinen rechtlichen Anspruch auf die Erstattung eventuell angefallener Reisekosten. Der Arbeitgeber hat sich nicht zum persönlichen Vorsprechen des Bewerbers bereit erklärt. Daher ist er nicht verpflichtet, Kosten, die dem Bewerber entstehen, zu erstatten.

Einladung zum Vorstellungsgespräch durch Personalvermittler

Zahlreiche Bewerber werden von Arbeitsvermittlungsagenturen oder Headhuntern zu einem Vorstellungstermin eingeladen. Trotzdem ist der potentielle neue Arbeitgeber in der Pflicht, notwendige Reisekosten der Bewerber zu übernehmen. Der Anspruch auf Kostenerstattung geht nicht auf die Personalvermittlung oder den Headhunter über. Auch hier ist nicht von Bedeutung, ob ein Arbeitsvertrag vereinbart wird oder nicht. Wenn durch den Einsatz eines Personalvermittlungsbüros viele Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, haben alle einen Anspruch auf die Erstattung ihrer jeweiligen Reisekosten. Es sei denn, der Arbeitgeber hat im Vorfeld eine Vorstellungskostenausschlussklausel festgelegt und mitgeteilt.

Vorstellungskostenerstattung durch das Arbeitsamt

Wer arbeitssuchend gemeldet oder arbeitslos ist, kann sich für den Fall, dass der eventuelle künftige Arbeitgeber zur Kostenerstattung für ein Vorstellungsgespräch nicht bereit ist, an die verantwortliche Agentur für Arbeit wenden. Dabei ist obligatorisch, den relevanten Antrag vor Antritt der Reise beim Arbeitsamt zu stellen. Die Agentur für Arbeit begleicht die Kosten für die preisgünstigste Reisemöglichkeit. Bewerber sollten vorab klären, in welcher Höhe das Arbeitsamt maximal Kosten erstattet.

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